Znakomicie przeprowadzona prezentacja jest jak Leonardo DiCaprio w „Wilku z Wall Street” – fascynuje słuchaczy, zaciekawia treścią, potrafi sprzedać wszystko, a co więcej – na długo pozostaje w pamięci. Co roku powstają setki poradników o tym, jak zostać mistrzem prezentacji i porywać tłumy. Niestety, pandemia zweryfikowała wiele z nich, ponieważ sala konferencyjna została przeniesiona do domowego zacisza, a wszystkie dynamiczne sposoby prezentacji zamknęły się w pozycji siedzącej – nierzadko na niewygodnym krześle, nierzadko bez dolnej części garderoby. Jak to więc jest z tymi prezentacjami? Czy istnieje uniwersalny przepis na porywanie tłumów zarówno online, jak i offline? Otóż tak, jednak trzeba zrobić to w minutę, nago, a do tego dodać KISS i szklankę wody z solą kłodawską.
Na dobry początek garść danych. Osoba prezentująca ma ok. 60 sekund, by zaciekawić potencjalnego klienta swoim wystąpieniem. Podczas wykładu lub prezentowania slajdów uwaga słuchaczy rośnie do 10 minuty, by następnie gwałtownie spaść i powrócić dopiero około 40 minuty. Z 15-minutowej prezentacji jesteśmy w stanie zapamiętać ok. 40 proc. informacji[1]. Te drastyczne dane mówią nie tylko o tym, jak trudne jest utrzymanie zainteresowania, ale również pokazują, jak skomplikowane bywają procesy zapamiętywania i koncentracji. Skupienie publiczności przez dłuższy czas na prezentowanej treści jest w dobie setek dystraktorów prawdziwą sztuką. Pocieszający jest jednak fakt, że… to możliwe do osiągnięcia. Przy zastosowaniu paru zasad i tricków można realnie udoskonalić swój warsztat prezentowania, a dzięki nieustannej praktyce zyskać pewność siebie oraz uwagę słuchaczy.
Reguła KISS
Ta uroczo brzmiąca nazwa niestety nie ma nic wspólnego z czułymi pocałunkami, a z konkretami, prostotą i… środowiskiem amerykańskich inżynierów wojskowych. Reguła powstała w latach 60. XX wieku i jest skrótowcem od pierwszych liter frazy: Keep It Simple, Stupid. Jej głównym przekazem miało być projektowanie samolotów w taki sposób, że nawet średnio uzdolniony mechanik będzie mógł naprawić je prostymi narzędziami i w warunkach niesprzyjających dłuższej kontemplacji (np. polowych). Reguła została zaadaptowana do wielu dziedzin życia i w XIX wieku ma tylu samo fanów, ilu przeciwników. Gdyby przełożyć KISS na metody projektowania wystąpienia, oznaczałoby to, że dobra prezentacja:
- jest nieskomplikowana w warstwie wizualnej;
- nie zawiera potężnych opisów;
- jest opowiadana prostym, aczkolwiek kulturalnym językiem;
- ma jasno ustalony cel.
Brzmi trywialnie, jednak w praktyce może okazać się dość trudne do osiągnięcia – bo jak przedstawić klientowi pomysł bez szczegółowego opisywania go na slajdzie? Czy rozbijać opisy na wiele nieskomplikowanych slajdów i tworzyć niekończącą się sto-slajdo-nogę?
Otóż w żadnym wypadku. Wyniki badań z dziedziny psychologii poznawczej, a także chociażby piramida zapamiętywania Dale'a (zwana również stożkiem), mówią, że jedną z najlepszych form na poprawę zapamiętywania jest zestawienie obrazków i tekstu. Zatem zamiast opisywać na slajdach cały pomysł, wystarczy gif lub kreacja statyczna + zdanie podsumowania albo kilka słów kluczowych. Głębsze rozwinięcie idei należy wówczas wykonać aparatem mowy. Ponadto niekończące się ciągi slajdów mogą nie tylko wzbudzić panikę w słuchaczach (Ile on/ona tych slajdów jeszcze ma? Czy to się kiedyś skończy?), ale i u osoby prezentującej, która może nie zmieścić się w czasie z pokazaniem wszystkich składowych prezentacji.
Wracając jeszcze do reguły KISS w warstwie wizualnej: prezentacja, choćby powerpointowy diabeł kusił, musi być prosta, z kontrastowymi kolorami i dobrze widocznym fontem. Im mniej skomplikowany font, im mniej wywijasów, pochyleń i kaligrafii, tym lepiej czyta się treść. Obrazki również warto dawkować oszczędnie – tu liczy się jakość, a nie ilość. Warto pamiętać, że gif-y podczas prezentowania online lubią zacinać się na ekranie widzów, zatem ważne jest, aby były jak najmniej dynamiczne.
Keep it simple. Kiedy prezentacja jest gotowa, nadchodzi moment na technikę prezentowania – wszak ta może zniszczyć nawet najpiękniejsze slajdy.
Prezentowanie nago
To metoda, która brzmi tak chwytliwie, że nie mogła nie pojawić się w tym tekście. Ale oprócz kontrowersyjnego wydźwięku, ma ona coś więcej do zaoferowania, ponieważ prezentowanie nago to znakomity sposób na zdobycie serc słuchaczy i bynajmniej nie chodzi tu o bycie bez ubrania. Termin wymyślił Garr Reynolds – mentor, szkoleniowiec i częsty gość TEDx. Pierwszy raz użył go w swojej książce „PreZENter bez tajemnic. Naga prawda o sile słowa i mocy slajdów”. Czym dokładnie jest prezentowanie nago? To styl, który adresuje potrzeby publiczności na pierwszym miejscu, a nagość jest rozumiana jako prostota przekazu, naturalność, spójność i pasja. Taki model prezentowania jest nastawiony na nawiązanie relacji, swobodną rozmowę i czerpanie przyjemności ze spędzania czasu wspólnie ze słuchaczami.
Chcąc w pełni wykorzystać potencjał płynący z modelu Reynoldsa, niezależnie od tego, czy na scenie konferencyjnej, czy w okienku Teams lub Zoom, trzeba być przede wszystkim przygotowanym z prezentowanego tematu. Przygotowanym tak, aby nikt nie był w stanie zaskoczyć pytaniem o jakiś szczegół zawarty w prezentacji. Jest to szalenie istotne oraz zabezpiecza przed wrażeniem, że prowadzącemu brakuje wiedzy. Przygotowanie i wielokrotne powtarzanie prezentacji przed wystąpieniem to absolutny mus, ponieważ utrwala wiedzę, wzmacnia pewność siebie i poczucie bycia ekspertem. Zbyt długa prezentacja może uśpić słuchacza, ale to nic w porównaniu do tego, kiedy słuchacz traci zaciekawienie i zaufanie do osoby prezentującej przez poczucie, że prowadzący prezentację jest niekompetentny.
Prezentowanie nago to przede wszystkim emocje, a te są największe w pierwszej minucie wyjścia na realną lub teamsową scenę. Wzmagają je czekanie, ekscytacja spotkaniem i ciekawość prezentowanych treści. Pierwsza minuta to, używając telewizyjnego żargonu, prime time, który może zadecydować o całym wystąpieniu. Jeżeli w pierwszej minucie poświęca się czas na włączenie prezentacji, restartowanie teamsów lub szukanie notatek, to efektem może znudzony oraz zniechęcony widz.
Posługując się wykresem H. R. Millsa – znanym przez osoby zgłębiające tajniki prezentacji – można zauważyć, że po 10 minutach słuchania zainteresowanie słuchaczy zaczyna mocno spadać. W związku z tym kluczowym jest, aby najważniejsze informacje zamknąć właśnie w pierwszych 10 minutach prezentacji. Oczywiście w idealnym świecie każda prezentacja powinna trwać 10 minut i w maksymalnym stopniu wykorzystywać uwagę słuchaczy, ale w rzeczywistości każdy wie, jak jest.
Źródło: H. R. Mills: Techniques of Technical Training, 1977
Prezentowanie nago to również przyzwolenie na autentyczność i improwizację – odrzucenie sztywności, czytania slajdów (tylko wdepnięcie bosą stopą w lego jest gorsze od czytania slajdów) i usilnych starań, żeby mówić niczym korporacyjny erudyta. W przypadku dłuższych wystąpień, średnio co 15-20 minut, warto rozluźnić atmosferę anegdotką lub żartobliwym podsumowaniem slajdu. Podczas wystąpienia wskazana bywa delikatna gestykulacja, uśmiech i kontakt wzrokowy (patrzenie w kamerę).
Ciekawym zabiegiem stosowanym na końcu prezentacji jest również pokazanie czegoś, co wywoła efekt wow i rozbudzi słuchających. Mogą to być zaskakujące wyniki jakichś badań lub kampanii. Wszystko powyższe z powodzeniem przełoży się na zaangażowanie i zainteresowanie słuchaczy, zaś prezentacja zostanie pozytywnie zapamiętana jeszcze na długo po spotkaniu.
Prezentacja lipą i wodą z solą płynącą
Faktem jest, że prezentowanie treści może solidnie wysuszyć gardło nawet doświadczonego mówcy. Wówczas aparat mowy odmawia posłuszeństwa, bo każde słowo wydobywane jest z bólem i ogólnym dyskomfortem. W celu uniknięcia takich sytuacji zawsze warto mieć pod ręką kubek z ciepłą herbatą lipową, która wspaniale nawilża gardło, pozwalając na swobodną prezentację bez chrypki. W przypadku uczulenia na zioła świetnie sprawdzi się woda z niewielką ilością soli kłodawskiej niejodowanej.
Z czystego szacunku do słuchaczy i własnego gardła, szczególnie przy długich wystąpieniach, konieczne jest robienie przerw. Przy krótkich prezentacjach warto zaś robić pauzy na przetworzenie informacji, napicie się wody czy głęboki oddech. Wymienione zabiegi nie tylko poprawią poziom prezentowania, ale również dodadzą naturalności, bo jak powszechnie wiadomo, każda istota na ziemi potrzebuje chwili wytchnienia i wody, by móc funkcjonować – nawet znakomity, korporacyjny mówca. Pozwólmy sobie być ludzcy, wówczas najlepiej dotrzemy z naszym przekazem do słuchających, którzy, wierzcie lub nie, też są ludźmi.
[1] Źródło: H. R. Mills: Techniques of Technical Training, 1977
